FAQ dédiée au système des quotas
Tout savoir sur le système des quotas : les bases, leur utilisation au quotidien, la différence entre abonnement et crédit prépayé, comment recharger votre quota.
Les bases
Un quota, c'est un crédit de certifications disponible sur votre compte.
Certificall fonctionne avec deux compteurs distincts :
- Photos & signatures : chaque photo certifiée, chaque signature électronique et chaque document déposé consomment 1 unité de ce compteur.
- Vidéos : chaque vidéo certifiée consomme 1 unité d'un compteur séparé.
Les étapes qui ne produisent pas de preuve certifiée (champ texte, date, choix dans une liste…) sont gratuites et ne consomment aucun quota.
Le quota est décompté au moment de la synchronisation, et non lors de la prise de vue sur le terrain.
Quand votre compteur est à zéro, vous ne pouvez plus synchroniser vos dossiers. La capture reste possible hors ligne.
Pour vous offrir plus de transparence et de maîtrise sur votre consommation. Votre abonnement actuel reste inchangé. Le nombre de photos et vidéos incluses chaque mois à votre forfait devient un « quota ». Vous serez invité à recharger ce quota quand il arrive à épuisement, ce qui vous évite toute mauvaise surprise au moment de la facturation.
Le déploiement des quotas se fera progressivement, par vagues successives. Tous les clients ne seront pas basculés en même temps. Vous recevrez un email vous informant que le système de quota est effectif sur votre compte.
Abonnement vs prépaiement
- Abonnement mensuel : vous disposez d'un crédit mensuel photos et vidéos, renouvelé automatiquement à la date d’anniversaire de votre abonnement. Les crédits photos et vidéos non utilisés ne sont pas reportés d'un mois à l'autre
- Abonnement annuel : vous disposez librement de votre crédit annuel de photos et vidéos jusqu’à épuisement du quota. L’abonnement annuel nécessite un paiement des 12 mois d’abonnement et en contrepartie, vous bénéficiez de la souplesse de consommation de votre crédit de photos et vidéos.
- Prépaiement : vous achetez des crédits supplémentaires à la demande. Ils n'ont pas de date d'expiration et servent de réserve.
Une fois votre quota épuisé, vous serez invité à recharger un crédit prépayé pour certifier à nouveau vos photos, vidéos, signatures et documents.
Vous choisissez librement le volume à ajouter — Photos & signatures et/ou Vidéos — depuis votre espace administrateur ou l'application mobile.
Chaque début de mois, votre quota inclus dans l'abonnement est remis à neuf. Il est consommé en priorité.
Une fois ce quota épuisé, vos crédits prépayés prennent automatiquement le relais — qu'il s'agisse de Photos & signatures ou de Vidéos.
Vos crédits prépayés n'ont pas de date d'expiration. Ils restent disponibles jusqu'à épuisement.
Oui, absolument. Si vous bénéficiez d'un tarif spécifique hors forfait, ce tarif est appliqué à vos achats de crédits supplémentaires. Vous ne vous verrez jamais imposer le prix catalogue standard.
Utilisation au quotidien
Pas de panique. Votre technicien peut continuer à prendre des photos, vidéos et signatures normalement. Les données sont conservées localement sur l'appareil.
Le quota est décompté au moment de la synchronisation, pas lors de la prise de vue. Si le quota est insuffisant au moment de synchroniser, la synchronisation est mise en attente.
Dès que le compte est rechargé, la synchronisation reprend automatiquement. Les certifications sont générées sans aucune action supplémentaire.
Deux endroits pour suivre vos quotas en temps réel :
Sur l'application mobile : le compteur de quotas restants (Photos & signatures / Vidéos) est visible en permanence. Il se met à jour à chaque synchronisation.
Sur l'espace administrateur : deux compteurs affichent en continu vos quotas restants sur total, en haut à droite de toutes les pages. Le bouton « Augmenter le quota » vous permet de recharger en un clic. Les compteurs se mettent à jour automatiquement, sans rechargement de page.
Pour les organisations multi-entités, le tableau de bord présente la consommation par entreprise.
→ Nous mettrons en place un système d'alertes email dans les semaines à venir pour vous prévenir avant d'atteindre zéro.
Par société. Tous vos collaborateurs connectés partagent le même compteur, mis à jour en temps réel. Si un technicien certifie une photo sur le terrain, le quota de votre société diminue immédiatement.
Alertes et rechargement
Une option de recharge automatique via Stripe est en cours de développement. Elle permettra de définir un seuil déclenchant un rechargement automatique d'un montant prédéfini.
Nous vous informerons de sa disponibilité dès que possible.
Non. Le rechargement en ligne est réservé aux utilisateurs disposant des droits appropriés. Seuls les profils Administrateur ou Billing peuvent effectuer un paiement et recharger le quota.
Ces droits sont gérés par l'administrateur du compte, depuis l'application mobile ou l'espace administrateur. Un technicien de terrain sans ces droits ne pourra pas recharger le compte lui-même. Il devra contacter la bonne personne en interne.
→ Pensez à vérifier en amont que vos gestionnaires disposent bien des droits Administrateur ou Billing.
Aucun problème. Les photos, vidéos, signatures et documents pris sans réseau sont conservés localement sur l'appareil.
Le quota n'est pas décompté au moment de la capture, mais au moment de la synchronisation.
Dès que la connexion est rétablie, les dossiers se synchronisent automatiquement. Le quota correspondant est décompté sans aucune action de votre part.
Lors de tout changement de formule, une nouvelle souscription prend le relais immédiatement, le jour du changement. Ce jour devient votre nouvelle date d'anniversaire.
Le quota restant de votre ancienne formule n'est pas conservé ni cumulé avec celui de la nouvelle. Il repart du volume inclus dans la formule choisie.
→ Pour limiter ce manque à gagner, privilégiez le changement de formule en fin de mois ou lorsque votre quota est proche de zéro.